Das Online-Abrechnungsportal bietet einen Standard, der jederzeit an kundenspezifische Abläufe und Anforderungen angepasst werden kann.

? Wie erstellen Ihre Auftragnehmer die Rechnungen für ausgeschriebene Leistungen?

? Können Sie Rechnungen (inkl. Zahlungsfreigabe) gegen die im Rahmen der Vergabe festgelegten Preise und Bedingungen buchen?

? Verbuchen Sie die Leistungspositionen aus der Rechnung auf die jeweiligen Konten (von ggf. unterschiedlichen Gesellschaften) und die Zahlungsdaten manuell?

? Wie lösen Sie das Problem, dass durch die steigenden Preise bestehende Rahmenverträge angepasst werden müssen, dadurch eine neue Version entsteht und trotzdem dann noch für einen Dritten nachvollziehbar sein muss, welche Rahmenvertragsversion mit welchen Preisen zu welcher Beauftragung und Leistung gehören?

? Wie behalten Sie die Beauftragungen (Projekte) der Auftragnehmer zu einem großen Rahmenvertrag im Blick?

? Können Sie einen einfachen und vollständigen Nachweis zu allen Schritten dieses Abrechnungsprozesses führen?

Wir haben die optimale Lösung...

• Unterstützt im AVA-Prozess (Ausschreibung – Vergabe – Abrechnung) den interaktiven Teil der Abrechnung
• Erfassung von Leistungen > cloudbasiert, mobile, schnell
• Leistungsprüfung > schnell, teilautomatisiert, sicher, zeitnah
• Verfügbarkeit > Kein Installations- und Pflegeaufwand, sofort unternehmensweit verfügbar
• Zugriff von extern durch Zwei-Faktor-Authentifizierung (Authenticator-App)
• Status, Berechtigungen, Reporting > Sichere Projektkontrolle, Statusbericht und Statusverfolgung, Nachvollziehbarkeit, Revisionssicherheit
• Anbindung ERP / SAP / Buchhaltung > Integration in ERP/Buchhaltungssystem mit automatisierter Rechnungserstellung oder Gutschriftverfahren
• Usability > stetig wachsendes Set an Eigenschaften für eine schnellere und einfache Arbeit im Portal: Tooltips, Suchen, Formeln etc.
• Archivierung (optional) > Direktanbindung an Archivsysteme zur sicheren Ablage der Belege
• Integriert die gängigen AVA-Programme durch Import von GAEB-Dateien
• Das Monitoring des veranschlagten Budgets warnt rechtzeitig und schützt vor Überbuchung eines Projekts
• Keine doppelte Datenhaltung, Archivierung und Dokumentation der Ausschreibungen
• Automatisierter Import der Positionen in das Buchhaltungstool
• Manuelle Übertragung oder Prüfung der Rechnung gegen Aufmaß entfällt
• Sicherer Zugriff von extern durch Zwei-Faktor-Authentifizierung (Authenticator-App)

Nur eine Installation, eine Administration, sofort Unternehmensweit verfügbar! Das Aufmassportal bietet einen Standard, der jederzeit an kundenspezifische Abläufe und Anforderungen angepasst werden kann.

Die Aufmaß Erstellung erfolgt ausschließlich über das online-basierende Aufmassportal. Nach Beauftragung erhält ein Auftragnehmer eine persönliche Zugangskennung, die für die Vertragslaufzeit den Zugriff auf das Aufmassportal und das GAEB Vertragsleistungsverzeichnis mit Vergabepreisen ermöglicht. Im Aufmassportal kann der Auftragnehmer gegliedert nach Projekten und Abschnitten Aufmaße erstellen, zur Prüfung freigeben und bearbeitete Aufmaße einsehen.

• Aufmaße werden vom Auftragnehmer auf Basis GAEB-Leistungsverzeichnis erstellt
• Aufmaß-Prüfung und Freigabe durch den Auftraggeber
• bearbeitete Aufmaße können zu jedem Zeitpunkt eingesehen werden

Zur Kontrolle können der Auftragnehmer und Auftraggeber jederzeit einen Aufmaß Ausdruck oder eine Kontrollrechnung erzeugen. Permanente Kostenkontrolle durch den Auftraggeber zu jedem Zeitpunkt (Budgetüberwachung bis auf Positionsebene von der ursprünglichen Ausschreibung zur Abrechnung zur Vermeidung von eventuellen Abweichungen).

Sobald ein Aufmaß vollständig eingegeben wurde und alle Leistungsnachweise im Portal hinterlegt wurden, kann es zur Prüfung an den Auftraggeber freigegeben werden. Schriftliche Leistungsnachweise wie Lieferscheine, Regiezettel, Zeichnungen, Kiesaufmaße, Ausfassscheine, Wiegescheine, Entsorgungsnachweise, Rücklieferscheine und dgl. werden an das Aufmaß angefügt.

Das Aufmaß ist nach der Freigabe für den Auftragnehmer weiterhin einsehbar, aber nicht mehr änderbar. Der Prüfstatus (genehmigt/abgelehnt) ist jederzeit im Aufmassportal ersichtlich. Nach vollständiger Prüfung erhält der Auftragnehmer im Aufmassportal eine Nachricht. Bei Genehmigung bzw. Freigabe zur Faktura kann die Rechnungsstellung durch den Auftragnehmer erfolgen, wobei Projektnummer, Projektbezeichnung, Aufmaß Bezeichnung und Rechnungsbetrag gleichlautend zum Aufmassportal sein müssen.

Mit dem VOB-Abrechnungsportal geben wir unseren Kunden das optimale Werkzeug für Abwicklung und Kontrolle von Fremdleistungen an die Hand.
Auf Basis moderner Webtechnologie arbeiten Auftraggeber und Auftragnehmer ohne Clientinstallation mit einem einheitlichen System.

• Automatisierung und Vereinfachung der Aufmaß Erfassungsarbeiten
• Übernahme von Leistungsverzeichnissen aus Vorsystemen (AVA)
• Online Aufmaß Erstellung mit hinterlegten Leistungsverzeichnissen
• Prüfungs- und Genehmigungsworkflow zwischen Auftraggeber, Auftragnehmer, und erforderlichen Abteilungen
• Option zum automatischen Gutschriftenverfahren für SAP und anderen ERP-Systemen
• Eingabe und Prüfung von jedem Standort mit Internetverbindung

Eine kompakte Informationen zu unseren Online-Abrechnungsportalen finden Sie hier...